把工作變成機(jī)遇
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設(shè)想你正領(lǐng)導(dǎo)著一群忙碌的員工，他們有一些重要的報(bào)告必須在周末之前完成。大部分員工的工作都非常努力，工作進(jìn)度也令人滿意。但是，其中一位員工瓊的進(jìn)展好像不太順利。每次你詢問工作進(jìn)度時(shí)，她總是支支吾吾，不肯爽快承認(rèn)出現(xiàn)了問題。但你越來越肯定她已經(jīng)落后了。你幾次提醒她周五是最后期限，而現(xiàn)在已經(jīng)是周四的下午了，你卻發(fā)現(xiàn)由她負(fù)責(zé)的一份關(guān)鍵性報(bào)告居然還沒有動(dòng)筆！這時(shí)，你會(huì)對(duì)她說些什么？你打算怎樣解決這個(gè)問題呢？
當(dāng)然，僅憑這些信息不足以設(shè)想出一個(gè)圓滿的解決方法，但這卻是個(gè)常見的管理問題：如何為員工提供具有挑戰(zhàn)性的機(jī)遇。無數(shù)的研究結(jié)果表明，機(jī)遇產(chǎn)生動(dòng)力。那些目標(biāo)在胸并對(duì)成功滿懷希望的人干勁高，工作業(yè)績也更出色。他們善于解決問題，完成工作又快又好，他們學(xué)得很快，而且在需要時(shí)極富創(chuàng)造性。相比之下，沉悶乏味的工作即便再簡單也讓人疲憊。
所謂機(jī)遇，就是員工相信在這種情況下有可能通過卓有成效的努力工作獲得一個(gè)圓滿的結(jié)果。機(jī)遇與成就是密不可分的。給一個(gè)機(jī)會(huì)，實(shí)際上就是給予了一個(gè)能夠激發(fā)工作熱情的機(jī)遇。但是，如果員工得到的僅僅是一個(gè)工作、一個(gè)僅僅為了賺錢而勉為其難的工作，他們的責(zé)任感就無法充分調(diào)動(dòng)起來。他或許具有很強(qiáng)的責(zé)任心，但這種動(dòng)力通常不會(huì)很強(qiáng)烈。
人人都有某種程度的出人頭地的欲望，這大概是人類一切活動(dòng)的根本動(dòng)力。在對(duì)員工進(jìn)行"工作動(dòng)力"的調(diào)查時(shí)，"提供取得成功的機(jī)會(huì)"一項(xiàng)往往名列榜首。
要想知道員工們希望得到什么樣的機(jī)遇，最簡單的辦法就是直接詢問他們。每個(gè)員工都清楚地知道自己的興趣所在。比如說，如果讓員工從兩個(gè)任務(wù)中選擇一個(gè)的話，他會(huì)根據(jù)自身的興趣和事業(yè)目標(biāo)辨別出哪一個(gè)機(jī)遇更加適合自己。而且，他還能為某個(gè)不成其為激勵(lì)的機(jī)遇列出種種原因。因此，你的問題可以更加具體，例如，"這項(xiàng)工作難道不是一個(gè)很好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)嗎？"如果你能提出一些問題，深入了解員工的目標(biāo)、興趣以及個(gè)人能力，就可以提高自己對(duì)機(jī)遇的鑒別和駕馭能力。
重新定義工作
你經(jīng)常會(huì)面對(duì)這樣的情況：手頭那些無聊的、日常性的工作總要有人去完成。這時(shí)，你就需要對(duì)這一工作任務(wù)和工作方法進(jìn)行重新定義，使員工把這項(xiàng)工作看作是某種機(jī)遇，從而讓他們?cè)诔删透械尿?qū)動(dòng)下心甘情愿地完成。與員工一道逐一對(duì)主要工作進(jìn)行分析，可以保證員工（還有你自己）了解工作、工作的重要性并掌握?qǐng)A滿完成這些工作的正確方法。這種分析可以使一項(xiàng)普通的工作變成一個(gè)激發(fā)員工內(nèi)在動(dòng)力的成功機(jī)遇。很多員工對(duì)工作不夠關(guān)心，并不清楚自己應(yīng)盡的職責(zé)，或者缺少完成工作所必需的條件。因此對(duì)于經(jīng)理人來說，精心地管理工作是一項(xiàng)重要任務(wù)，它能夠極大地提高員工對(duì)工作的關(guān)注程度。
要提升各種工作任務(wù)中的"機(jī)遇"特性，與員工一起商討工作規(guī)劃程序不失為一個(gè)好辦法。工作是指一切定義清晰的任務(wù)或責(zé)任。要提高員工的積極性，就要把一個(gè)籠統(tǒng)的工作細(xì)化為具體的任務(wù)，使員工在工作時(shí)獲得一種不斷完成任務(wù)的體驗(yàn)。在對(duì)任務(wù)進(jìn)行界定時(shí)，你應(yīng)該對(duì)員工將采取的行動(dòng)與可能產(chǎn)生的結(jié)果做詳細(xì)規(guī)劃，這有助于員工明確任務(wù)，同時(shí)也為將來核查工作效果提供了依據(jù)。
例如，對(duì)瓊的那份報(bào)告，就可以進(jìn)行如下界定：
A．采取的行動(dòng)：匯總合同中涉及到每周的信息、撰寫報(bào)告、總結(jié)工作的進(jìn)展及出現(xiàn)的問題與偏差。
B．產(chǎn)生的結(jié)果：用標(biāo)準(zhǔn)格式完成并打印清晰的報(bào)告，于每周五向我和總部提交復(fù)印件。
其中B項(xiàng)中列舉的細(xì)節(jié)明確了她的工作質(zhì)量的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)－－－報(bào)告必須整潔、準(zhǔn)確、使用正確的格式，而且必須準(zhǔn)時(shí)呈報(bào)給正確的人員。這五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)囊括了這項(xiàng)任務(wù)中所有重要的因素，如果瓊達(dá)到了這五個(gè)目標(biāo)，她就圓滿地完成了自己的任務(wù)。
在對(duì)具體工作進(jìn)行分析時(shí)，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)有些工作根本算不上機(jī)遇。你全然無法找出這些工作的重要性。無論你和你的員工怎樣努力發(fā)掘，這些工作仍然無足輕重。
這也正常。實(shí)際上，這正是一個(gè)絕妙的新發(fā)現(xiàn)！不管什么時(shí)候，只要發(fā)現(xiàn)某些工作并不重要，你就可以抽出本該花在這些工作上的時(shí)間與資源，把它們用到那些真正重要的事情上。如果這項(xiàng)工作是由你自己發(fā)起的，后來卻發(fā)現(xiàn)它并無任何重要意義，你干脆放棄好了。如果這項(xiàng)工作你是從別人那里接手的，至少要注意不要為此浪費(fèi)太多的人員與精力。
協(xié)調(diào)個(gè)人和整體目標(biāo)
在工作中，把具體的任務(wù)以及結(jié)果與整體工作目標(biāo)準(zhǔn)確結(jié)合起來非常重要。一開始可能很難，因?yàn)閷?duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)往往出于主觀臆斷，缺乏全局化的意識(shí)。但是，員工只有準(zhǔn)確把握這一工作的意義與必要性，才能激發(fā)起個(gè)人強(qiáng)烈的工作動(dòng)力。
另外一個(gè)方法是，探詢員工的個(gè)人抱負(fù)與奮斗目標(biāo)，并使之與工作聯(lián)系起來。員工有時(shí)會(huì)覺得做好某項(xiàng)工作可以為自己積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)，這樣既有助于他們重視工作，又有助于提高企業(yè)的業(yè)績，從而使員工獲得物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者有益的工作經(jīng)驗(yàn)，為未來的晉升增加砝碼。另外一些時(shí)候，員工積極工作，或許僅僅是為了鍛煉某種工作技能。
對(duì)企業(yè)很重要的事情與對(duì)員工來說很重要的事情自然會(huì)形成一個(gè)交叉，大多數(shù)員工都希望參與對(duì)企業(yè)來說很重要的工作，他們非常珍視能夠?qū)ζ髽I(yè)有所貢獻(xiàn)的感覺。
即使是最單調(diào)的工作，也可以與員工的長期奮斗目標(biāo)結(jié)合起來。如果其他的方法都不奏效，你不妨向員工提出如下關(guān)鍵的問題："你想成為一個(gè)什么樣的人？"或者,"你想在五年之內(nèi)達(dá)到一個(gè)什么樣的目標(biāo)？"然后想辦法使這項(xiàng)工作對(duì)實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)有所幫助。只要有助于實(shí)現(xiàn)他們的抱負(fù)，員工們通常是很樂于承擔(dān)一些額外的工作責(zé)任的。
比如說，假設(shè)瓊的志向是有朝一日離開現(xiàn)在的部門向市場營銷方面發(fā)展，那么她就可能欣然在報(bào)告中增加一個(gè)客戶服務(wù)活動(dòng)或其他市場營銷方面內(nèi)容的簡短報(bào)告，這樣她能積累一些經(jīng)驗(yàn)，對(duì)將來的轉(zhuǎn)向做一個(gè)很好的鋪墊。
但是，一個(gè)普遍的問題在于，工作中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一種普遍的目標(biāo)缺失的情況。比如企業(yè)本身就缺乏詳細(xì)的發(fā)展計(jì)劃與明確的企業(yè)目標(biāo)，你與你的員工得不到任何鼓勵(lì)，在工作中很難保持強(qiáng)烈的目的性。你有時(shí)也會(huì)發(fā)現(xiàn)你所在的企業(yè)處于停滯不前的狀態(tài)，缺乏發(fā)展的動(dòng)力與遠(yuǎn)見。事實(shí)上，多數(shù)企業(yè)都會(huì)遇到這種情況。僅憑你個(gè)人的職務(wù)與權(quán)力，根本無法扭轉(zhuǎn)整個(gè)企業(yè)的乾坤。這時(shí)候，你該怎么辦？
因此，最實(shí)際的辦法就是為你的團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)一個(gè)目標(biāo)或計(jì)劃。這個(gè)目標(biāo)既讓你精神振奮，又能對(duì)你屬下的員工產(chǎn)生正面的影響，需要指出的是，這些目標(biāo)或計(jì)劃不能與整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)與規(guī)劃相左。一般說來，為自己的團(tuán)隊(duì)設(shè)定激勵(lì)性目標(biāo)最簡單的方法是，結(jié)合團(tuán)隊(duì)的工作方向以及你的影響范圍，盡力為企業(yè)的成功添磚加瓦。
一位郵政系統(tǒng)的經(jīng)理就做到了。他組織員工，花了幾年時(shí)間研究如何能使顧客更加滿意，吸引了大批新顧客，使所在郵局的整體經(jīng)營狀況煥然一新。而此時(shí)，全國的郵政服務(wù)系統(tǒng)的大氣候卻相當(dāng)糟糕。
顯然，這位偏居一隅的經(jīng)理無法解決這樣巨大的困難，但他卻能夠使自己管轄的系統(tǒng)蒸蒸日上：業(yè)務(wù)增加了，收支平衡了。后來，他到全國各地傳授自己的成功經(jīng)驗(yàn)。他的經(jīng)歷證明了，通過個(gè)人的不懈努力，一個(gè)部門經(jīng)理照樣可以為整個(gè)企業(yè)帶來巨大的變化。
力所能及的任務(wù)
如果你找不到其他目標(biāo)對(duì)員工進(jìn)行激勵(lì)，只要把提高工作質(zhì)量作為目標(biāo)就可以了。這樣一來，無論你和你的員工承擔(dān)何種工作，都會(huì)比別人做得好。如果你們承擔(dān)的工作非常重要，會(huì)在某種程度上對(duì)企業(yè)的利潤產(chǎn)生影響，或者能夠影響客戶的滿意度，那么提高工作質(zhì)量一定會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生超過預(yù)期的積極影響。
在這個(gè)過程中，你一定要注意難度與動(dòng)力之間的關(guān)系。過于困難的任務(wù)根本不會(huì)產(chǎn)生激勵(lì)的作用。員工如果看不到任何完成任務(wù)的希望，就不會(huì)愿意去嘗試了。如果他們?cè)诶习宓钠仁瓜旅銖?qiáng)為之，就會(huì)產(chǎn)生極度緊張、壓力與對(duì)失敗的恐懼感。因此，難度過大的工作會(huì)挫傷員工的積極性，使他們無法享受到機(jī)遇帶來的種種快樂。
那么反過來又會(huì)怎樣呢？那些對(duì)員工來說毫無挑戰(zhàn)的工作、易如反掌的工作、雞毛蒜皮的工作又會(huì)產(chǎn)生什么效果呢？他們會(huì)不會(huì)為此而高興呢？不，從事這樣的工作沒有絲毫榮譽(yù)感、沒有成就感、沒有成功的喜悅。人們對(duì)不費(fèi)吹灰之力就能大獲全勝的簡單游戲是不會(huì)感興趣的。
因此，一定要確保員工所承擔(dān)的任務(wù)是他們力所能及的。員工通常對(duì)自己的恐懼、緊張或者承認(rèn)自己對(duì)工作缺乏了解羞于啟齒，所以你必須親自詢問他們的感受。開誠布公的態(tài)度才能最終了解員工的真實(shí)想法。即使有些工作對(duì)他們來說難度有些過大，但是這并不意味著他們力所不能及。你需要做的是，向他們保證，在完成任務(wù)的過程中，一定會(huì)得到你或其他有經(jīng)驗(yàn)的同事的必要支持、指點(diǎn)，任務(wù)也可以通過分步驟解決得以簡化。
作為一名經(jīng)理人，你有責(zé)任保證員工在工作中接受最大限度的挑戰(zhàn)，確保每位員工的工作都有明確的目標(biāo)，激發(fā)他們的興趣，而且，以他們的能力與能夠獲得的外部資源來說，這些目標(biāo)是力所能及的。
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